안녕하세요, 여러분. 오늘은 법률과 관련된 주제로 내용증명에 대해 이야기해 볼까 해요. 내용증명이라는 단어를 들어보셨나요? 아마도 우리 삶에서 자주 접하거나 사용하는 단어는 아닐 거예요. 하지만 언제 어떤 상황에서 필요할지 모르는 유용한 정보니까 꼭 알아두시면 좋을 것 같아요.
내용증명이란 무엇인지, 왜 보내는지, 어떻게 작성하고 보내는지, 받았을 때 어떻게 대처하는지 등에 대해 자세히 알아보도록 할게요. 그리고 실제로 내용증명을 보낼 때 참고할 수 있는 예시도 함께 소개해 드릴 거예요. 준비되셨나요? 그럼 시작해 볼까요?
1. 내용증명이란 무엇인가?
- 내용증명의 정의와 효력
내용증명이란 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국에서 공적으로 증명해주는 우편 서비스 제도입니다. 쉽게 말하면, 편지의 내용과 발송 사실을 우체국이 증명해주는 것이죠. 일반적인 등기우편의 경우 보내는 사람, 받는 사람, 그 우편물이 언제 도착했는지 확인이 가능하지만, 내용증명의 경우 앞서 언급한 내용들에 더해 편지의 내용까지도 증명해 줍니다.
내용증명 자체가 법적으로 효력을 갖는 것은 아닙니다. 즉, 내용증명을 보내면 상대방이 반드시 그 내용대로 해야 하는 것은 아니라는 뜻이에요. 하지만 내용증명은 법적인 분쟁이 발생할 가능성이 있을 때 상대방에게 자신의 의사표시를 하는 수단으로, 향후 소송이나 재판 때 증거자료로 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 돈을 빌려줬는데 돌려받지 못한 경우나 계약을 이행하지 않은 경우 등에 내용증명을 보낼 수 있습니다.
- 내용증명을 보내는 이유와 목적
그렇다면 왜 굳이 내용증명을 보내야 할까요? 의사표시를 하는 수단은 전화, 문자, 이메일, 카카오톡, 일반우편 등 다양한 방법이 있는데 말이죠. 그 이유는 바로 분쟁이 심화되어 소송이나 재판까지 이어졌을 때 상대방이 본인의 의사표시를 인지했음을 증명하기 어렵기 때문입니다. 상대방은 전화를 받지 않았다거나 문자나 이메일을 못 봤다거나 일반우편을 다른 사람이 훔쳐간 것 같다는 등의 이유를 들면서 의사표시를 모르고 있었다고 주장할 수 있습니다.
반면 내용증명은 공신력 있는 기관인 우체국을 통해 보냄으로써 향후 소송이나 재판 때 이용할 수 있는 증거자료로 남길 수 있습니다. 상대방이 수령 거부를 하더라도 우체국에서 발송 사실과 수령 거부 사실을 증명해 줍니다. 또한 내용증명은 상대방의 심리를 압박하기 위한 수단으로도 사용됩니다. 개인 명의로 받은 내용증명보다 법무법인 사무실의 도장이 찍혀있는 내용증명을 받았다면 당황스럽고 두렵겠죠? 그래서 상대방에게 협상의 여지를 남겨주거나 분쟁 해결에 유리한 입장을 만들기 위해 내용증명을 보내기도 합니다.
2. 내용증명을 어떻게 작성하고 보내나?
- 내용증명의 작성 요령과 양식
내용증명은 특별한 형식이 정해져 있지 않지만, 주의할 점 몇 가지만 지키면 됩니다.
- 발신인과 수신인의 이름과 정확한 주소를 상단에 기재합니다.
- 수신인에게 전달할 내용을 '육하원칙'에 따라 작성합니다.
- 무엇(What): 문제가 되는 사건 또는 사실
- 누가(Who): 문제가 되는 사건 또는 사실에 관여한 사람
- 언제(When): 문제가 되는 사건 또는 사실이 발생한 시점
- 어디서(Where): 문제가 되는 사건 또는 사실이 발생한 장소
- 어떻게(How): 문제가 되는 사건 또는 사실의 경위
- 왜(Why): 문제가 되는 사건 또는 사실에 대한 원인 및 근거
- 작성된 서면의 하단에 기명날인 (이름 적고 도장을 찍음) 합니다.
- 작성한 서면을 2부 복사하여 동일한 내용의 서면을 3부 준비합니다.
- 우체국 내용증명 창구에 우편봉투와 3부의 동일한 서면을 봉인하지 않은 상태로 제출합니다.
내용증명 작성 시 참고할 수 있는 양식은 인터넷 우체국에서 제공하는 서식을 이용하거나 다른 출처에서 찾아보실 수 있습니다. 다만, 자신의 상황에 맞게 수정하고 필요한 부분은 추가하셔야 합니다.
- 우체국과 인터넷 우체국에서 보내는 방법
내용증명을 보낼 수 있는 방법은 크게 두 가지입니다.
- 우체국에서 보내는 방법
- 작성 완료한 내용증명 원본과 복사본 2통, 총 3통의 내용증명서를 작성한 후, 가까운 우체국을 방문하여 제출합니다. 1통은 우체국 보관용, 1통은 발신인 보관용, 1통은 수신인 발송용으로 총 3통이 사용됩니다.
- 우체국 내용증명 창구에 우편봉투와 3통의 동일한 서면을 봉인하지 않은 상태로 제출합니다. 우체국 직원이 문서내용과 발송 사실을 확인하고 간인을 찍어줍니다. 등기우편으로 발송되므로 등기번호를 통해 상대방에게 도착했는지 여부를 알 수 있습니다.
- 인터넷 우체국에서 보내는 방법
- 인터넷 우체국을 이용하면 우체국 방문없이 24시간 언제든지 인터넷우체국을 통하여 내용증명을 신청할 수 있습니다.
- 인터넷우체국 접속하여, 상단 메뉴에서 ‘우편 > 증명서비스 > 내용증명’을 눌러 주세요.
- 내용증명 화면이 나옵니다. 내용증명 양식이 필요하신 분은 우측 하단에 ‘내용증명 양식 다운로드' 버튼을 눌러 서식을 나중에 이 문서를 첨부파일로 첨부하셔도 되고, ‘신청’ 버튼을 눌러 바로 작성하셔도 됩니다.
- 로그인 화면이 나옵니다. 로그인 또는 비회원으로도 신청할 수 있습니다.
- 약관에 전체 동의하고 휴대폰이나 아이핀으로 본인인증을 하셔야 합니다. 보내는 분과 받는 분의 주소 등을 기입하고 제일 하단의 ‘본문작성’ 버튼을 누릅니다.
- '본문작성' 버튼 클릭하면 내용증명 신청 내역 팝업이 뜨는데 '내용증명 신청' 버튼을 누릅니다.
- 미리 작성된 서식 (pdf, hwp, doc, docx, pptx, xls, xlsx 파일만 가능)이 있다면 '문서첨부하기'를 이용하여 작성된 파일을 첨부하고, 우체국 편집기를 이용하여 작성할 경우 '우편직접작성' 버튼을 클릭하여 문서를 작성 후 저장하면 됩니다.
- 인터넷 내용증명 본문 작성 완료하고, 다음으로 이동하여 결제화면에서 결제금액을 결제하면 내용증명 발송 완료입니다.
3. 내용증명을 받았을 때 어떻게 대처하나?
- 내용증명에 대한 답변과 조치 방법
내용증명을 처음 받아보시는 분들은 당황하실 수 있는데요. 내용증명을 보내는 것은 상대방이 법적 조치를 준비하고 있음을 알 수 있는데요. 내용증명 자체가 어떠한 강제력은 없지만 내용증명에 대한 답변을 보내지 않았을 시 상대방은 자신의 주장을 우리가 인정한 것으로 오해할 수 있으며, 나중에 소송 또는 재판까지 갔을 때 불리하게 작용할 수도 있기 때문에 법률전문가와 상의 후 대처하는 것이 바람직합니다.
내용증명에 대한 답변은 다음과 같은 절차로 진행됩니다.
- 상대방의 주장에 동의한다면 그대로 이행하거나 협상하여 해결합니다.
- 상대방의 주장에 동의하지 않거나 일부만 동의한다면 반론서를 작성하여 보냅니다. 반론서는 내용증명과 마찬가지로 육하원칙에 따라 작성하고 우체국에서 등기우편으로 발송합니다.
- 반론서를 보낸 후에도 상대방과 합의가 되지 않는다면 소송이나 재판에 대비하여 증거자료를 준비합니다.
- 내용증명 미수령과 반송의 경우
내용증명을 미수령하는 경우 중 흔한 것은 수취거절과 폐문부재 입니다.
- 수취거절 은 집배원이 수취인을 만났음에도 수취인이 수령을 거부한 경우인데요. 이 경우에는 수취인이 내용을 받은 것으로 의사표시가 도달하였다고 인정됩니다.
- 폐문부재 는 집배원이 방문할 때마다 집에 없는 경우인데요. 이 경우에는 발신인이 다시 한 번 주소를 확인하고 재발송해야 합니다. 만약 주소가 맞는데도 계속 폐문부재가 반복된다면 공시송달이라는 방법을 이용할 수 있습니다. 공시송달은 법원에서 신청하는 방법으로, 법원에서 공고를 게시함으로써 의사표시가 도달한 것으로 간주하는 방법입니다.
여러분들도 만약 내용증명을 받으셨다면 당황하지 마시고 적절한 조치를 취해보세요.
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